Cara menggunakan email yang baik tidak
bisa lepas dari kemajuan teknologi internet yang memberikan banyak hal
dalam perkembangan cara pertukaran informasi. Memang teknologi internet
dapat menghubungkan orang yang terpisah jarak yang sangat jauh. Salah
satunya adalah dengan melalui email ini. Penyebaran informasi yang ada
dapat dilakukan lewat email dan ini merupakan salah satu bentuk
komunikasi dengan orang lain. Email dapat dikirimkan kepada siapapun dan
dimanapun selama ia memiliki alamat email dan tidak harus bertemu
langsung.
Email
bisa diartikan sebagai tempat untuk saling berkirim kabar atau bertukar
informasi. Email lebih mirip surat, hanya saja bila menulis surat kita
membutuhkan jasa pos untuk mengirimkannya, sedangkan email dapat
dikirimkan melalui jaringan internet yang tentu saja lebih cepat. Dalam
hitungan detik, email yang kita kirim sudah bisa dibuka dan dibaca oleh
penerima. Tingkat kecepatan inilah yang menjadikan email sebuah alat
komunikasi yang digunakan banyak orang. Selain itu tidak ada biaya
tambahan untuk mengirim internet karena sudah termasuk dalam
berlangganan internet yang bisa digunakan untuk hal lain.
Etika menggunakna email
Dalam
menggunakan email, tentu saja ada etika yang harus kita ketahui.
Kemudahan yang kita peroleh dalam mengirim dan menerima email bukan
berarti kita boleh tidak memperhatikan aspek etika. Berkirim email sama
halnya dengan berkirim surat, jika tidak diperhatikan penulisannya maka
bisa menyinggung atau menimbulkan kesalahpahaman. Banyak etika dan tata
cara menggunakan email yang benar dan jika dilakukan dengan baik maka
tidak mustahil banyak orang yang suka dengan anda. Bahkan email anda
menjadi email yang ditunggu oleh para sahabat anda.
Tips menggunakan email
Anda dapat memperhatikan hal-hal berikut ini ketika menulis dan mengirim email:
- Selalu perhatikan ejaan dan tanda baca anda pada saat menulis email. Jangan sampai anda menulis dengan huruf kapital secara keseluruhan karena itu menimbulkan kesan tidak ramah. Penerima pun akan mengira bahwa anda sedang marah kepadanya.
- Jangan menulis email yang terlalu panjang karena akan membuat jenuh pembacanya. Jika ingin bercerita banyak, pecah email anda dalam beberapa buah. Kirimkan dalam waktu yang sedikit berjeda supaya email sebelumnya sempat terbaca.
- Ketika anda mengirimkan file dengan menggunakan attachment, anda harus memperhatikan kemungkinan file tersebut tidak dapat didownload oleh penerima di seberang sana yang mungkin koneksinya pas-pasan. Cara yang terbaik adalah memecah file tersebut menjadi beberapa bagian. Hal ini dapat anda komunikasikan sebelumnya dengan si penerima email supaya sama-sama mudah.
- Selalu isi bagian subyek atau judul email supaya penerima tahu garis besar isi dari surat anda.
- Jika anda meneruskan (forward) email dari orang lain, sebaiknya anda sunting dulu dengan membuang bagian yang memuat email-email forward dan beberapa hal privasi lainnya yang mana belum tentu penerima email berhubungan dengan teman anda. Selain itu email anda akan terkesan bersih dan tidak compang camping.
- Jangan membalas email dengan singkat jika teman anda sudah menulis email dengan panjang lebar dan cerita yang menarik. Ini akan menimbulkan kesan anda tidak menghargai teman anda.
- Jangan mengirim email berisi penawaran produk atau hal-hal yang sama secara berulang-ulang karena hanya akan memenuhi kotak surat penerima dan belum tentu orang itu membutuhkan.
- Jika sudah selesai menulis email, pastikan anda memeriksa setiap bagian penulisan. Hal ini dikarenakan ketika anda sudah mengirimnya, tidak akan bisa dibatalkan.
